Circa il 70,2% delle PMI in Italia ha un livello base di digitalizzazione e si va sempre di più verso un futuro senza documenti cartacei. Ormai gli strumenti paperless li trovi in quasi tutti gli uffici, basta pensare che il 69% usa la conservazione digitale e il 63% le firme elettroniche. Lo SdI nel 2023 ha ricevuto più di 2,4 miliardi di e-fatture.

Sono sempre di più le PMI che stanno abbandonando i fogli cartacei. Si preferiscono gli strumenti digitali. L’ufficio paperless non è una moda, ma è una necessità perché aiuta a rendere i processi più snelli e, soprattutto, a ridurre gli errori. Sono tanti gli imprenditori locali che hanno scelto di affidarsi a delle soluzioni moderne. Per esempio, il foglio presenze dipendenti di Factorial è utile per registrare le timbrature e gli orari in modo completamente digitale, dal computer o perfino dallo smartphone. In questo modo, hai meno scartoffie in ufficio, i dati sono più affidabili e i dipendenti sono soddisfatti. Devi anche considerare che la digitalizzazione delle risorse umane sta diventando la norma a livello europeo, quindi se vuoi stare al passo con i tempi e vuoi restare competitivo, devi puntare a migliorare l’efficienza grazie al digitale. Un buon software ti permette di semplificare il flusso di lavoro e di tenere tutto sotto controllo in pochi semplici click. Questo approccio non solo ti facilita la gestione aziendale, ma rende gli step più immediati e intuitivi anche ai dipendenti.

I limiti dei metodi tradizionali per la rilevazione delle presenze

Certo, all’inizio ti può sembrare comodo usare delle tabelle su Excel o dei fogli di carta, ma nel lungo termine sono tanti gli svantaggi. Prima di tutto, inserire i dati a mano richiede molto tempo e, soprattutto, c’è il rischio di fare degli errori. Uno studio ha dimostrato che il 94% dei fogli di calcolo usati in ambito business contiene degli errori e questo genera malcontenti tra il personale. Nel 2024-2025, 4 lavoratori su 10 hanno dichiarato di aver avuto degli errori o dei ritardi nella busta paga nell’ultimo anno, di cui 1 su 5 (cioè il 18%) più di una volta.

Un altro problema comune è che spesso i dati non sono visibili in tempo reale. Con i metodi tradizionali è difficile capire chi è presente, chi è in ferie e così via, soprattutto se consideri che quest’anno gli smart worker sono circa 3,57 milioni. Per rendere tutto più fluido e gestibile, il 76,9% delle imprese italiane con almeno 10 dipendenti permette di accedere da remoto alle mail, ai documenti e ai software aziendali.

Registrare le ore di lavoro è un obbligo (anche di legge) per tutelare la salute e i diritti dei dipendenti

Negli ultimi anni, le leggi e le direttive internazionali hanno sottolineato che è necessario tracciare in modo accurato le ore di lavoro dei dipendenti. Una sentenza della Corte di Giustizia dell’Unione Europea ha stabilito, già nel 2019, che tutti gli Stati membri devono obbligare le aziende a usare dei sistemi oggettivi e affidabili per registrare l’orario di lavoro. Questo per garantire che i dipendenti non si ritrovino con degli straordinari non retribuiti e che possano godere di riposi adeguati. Naturalmente, tutto è finalizzato a tutelare la loro salute e i loro diritti. Quindi, mantenere un registro delle presenze accurato non è solo una buona pratica di gestione, ma è anche un dovere legale.

Un’azienda che non registra correttamente le ore di lavoro rischia delle sanzioni in caso di controlli ispettivi. Inoltre, in caso di contenziosi con i dipendenti sugli straordinari o sugli orari, avere dei dati certi e verificabili protegge sia il datore di lavoro sia il lavoratore dalle dispute. I software di rilevazione presenze più moderni aiutano molto anche su questo fronte, perché sono aggiornati per rispettare le normative vigenti. Ad esempio, possono conservare lo storico delle timbrature per il tempo richiesto dalla legge e possono generare dei report conformi da esibire in caso di necessità. Alcuni sistemi inviano addirittura degli alert automatici se un dipendente supera le ore standard, così da gestire subito gli eventuali straordinari nel pieno rispetto dei contratti.

Diventare paperless fa bene all’immagine aziendale e all’ecosistema

Un altro aspetto da non sottovalutare è l’impatto ambientale positivo. Ogni azienda che passa ai metodi digitali per le presenze contribuisce, nel suo piccolo, a ridurre lo spreco di carta e di materiali di cancelleria. Può sembrare un dettaglio, ma sommando tutti i fogli presenze, i cartellini e le stampe di riepilogo mensili, si tratta di centinaia o migliaia di pagine risparmiate ogni anno in una singola impresa. In Italia si stima che ogni persona consumi in media quasi 200 kg di carta all’anno.

Meno carta utilizzata significa anche meno alberi abbattuti e minori emissioni legate alla produzione e al trasporto della carta. Inoltre, vengono tagliati anche gli altri sprechi collaterali come l’uso delle cartucce d’inchiostro, i badge plastificati e gli archivi fisici. Diventare paperless si sposa con le politiche di responsabilità sociale d’impresa, fa bene all’immagine aziendale oltre che all’ecosistema. Tutto viene archiviato nei cloud o sui computer. Certo, l’energia elettrica consumata dai server e dai dispositivi c’è, ma spesso l’impatto complessivo è inferiore rispetto alla produzione e allo smaltimento della carta equivalente.

Un ufficio senza fogli di presenza cartacei è anche più ordinato e pulito: niente pile di scartoffie sugli scaffali, niente moduli accumulati. Digitalizzare le presenze è una scelta green che fa risparmiare risorse naturali, riduce i rifiuti e avvicina la tua azienda agli obiettivi di sostenibilità del futuro.

Perché usare un software per le presenze conviene alla tua azienda

Sei ancora indeciso sui vantaggi concreti e non sei sicuro che eliminare la carta sia sostenibile all’interno della tua impresa? Prima di tutto, devi trovare un software presenze adeguato per il tuo business, pensato proprio per la rilevazione e la gestione delle presenze. I motivi per cui è utile sono molti:

• Automazione: un software di gestione presenze elimina quasi tutte le attività manuali ripetitive. I dipendenti timbrano attraverso l’app o il PC e il sistema calcola automaticamente le ore lavorate, gli straordinari e le ferie maturate. Tu non devi più passare le serate a inseguire i fogli firma o a fare le somme su Excel, il software lo fa per te in tempo reale.
• Centralizzazione delle funzioni HR: molti software non si limitano alle timbrature, ma integrano delle funzioni aggiuntive utili alla gestione del personale. Per esempio, la pianificazione dei turni di lavoro, le notifiche ai dipendenti in caso di cambi turni o scadenze, e così via. Avere tutto in un’unica piattaforma significa risparmiare tempo e ridurre gli errori.
• Sostenibilità economica: le soluzioni moderne funzionano in cloud con degli abbonamenti flessibili in base al numero di dipendenti. Molti software offrono anche delle versioni di prova gratuite o dei piani scalabili per venire incontro ai budget delle piccole aziende. Questo significa che puoi iniziare con un costo contenuto per poi ampliare le funzionalità man mano che la tua azienda cresce.
• Conformità normativa: hai uno strumento già sviluppato in linea con le leggi, completo di aggiornamenti quando cambiano le normative. Il software ti aiuta a rispettare le regole e i contratti automaticamente.
• Organizzazione aziendale: i responsabili risparmiano tempo che possono dedicare ad altre attività strategiche, mentre i dipendenti apprezzano la trasparenza e la semplicità. Dotarsi di un software per le presenze è un investimento per restare competitivi nel settore.

Aziende comasche che hanno eliminato la carta e rivoluzionato la gestione delle presenze

Per capire il valore della trasformazione digitale, può essere utile guardare a chi l’ha già messa in pratica. In provincia di Como sono diversi gli esempi di imprese che hanno detto addio ai vecchi sistemi cartacei per le presenze.

Como Acqua S.r.l., che è il gestore del servizio idrico provinciale, è un datore di lavoro che conta circa 307 dipendenti. Negli ultimi anni, ha scelto di usare un software per gestire il personale. In questo modo, è riuscito a modernizzare i processi HR e ha reso la rilevazione delle presenze e delle assenze molto più strutturata. I dati più recenti confermano questa svolta, infatti sul portale di trasparenza risulta che nel II trimestre del 2025 l’azienda ha registrato un tasso di presenza del 98,37%. Questo significa che il monitoraggio continuo e digitalizzato evita le duplicazioni dei file e gli arrotondamenti manuali tipici dei vecchi fogli Excel.

Un altro caso, con numeri ancora più grandi, è l’ASST Lariana che ha più di 3.500 addetti e che usa un sistema di gestione presenze-assenze indicato tra le referenze di fornitura software. Anche in questo caso, il paperless non è una moda ma è una pratica quotidiana che taglia i tempi amministrativi e che riduce gli errori.

Un foglio di presenze dipendenti digitale per essere green e per restare al passo con i tempi

Gestire le presenze dipendenti in modo digitale può davvero fare la differenza. Dall’efficienza operativa alla conformità normativa, dai costi ridotti alla sostenibilità ambientale, i vantaggi del paperless superano di gran lunga le esitazioni iniziali. Certo, ogni cambiamento richiede un periodo di adattamento e una visione chiara, ma gli esempi e i dati visti fin qui mostrano che investire nella digitalizzazione delle presenze è un passo quasi obbligato per restare al passo con i tempi.

Se hai un’azienda e stai valutando questo percorso, ci sono alcuni step da seguire per fare tutto in modo sicuro e controllato: coinvolgi il tuo team, scegli con cura gli strumenti e procedi un passo alla volta. Nel giro di poco tempo ti accorgerai che non solo il foglio presenze cartaceo non ti mancherà affatto, ma ti chiederai come hai potuto farne a meno fino ad ora. L’era del paperless è arrivata anche a Como e porta con sé un modo di lavorare più semplice, sicuro e trasparente per tutti.